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供應(yīng)鏈管理申訴與溝通機制

發(fā)布時間：

2023-09-01 15:47

供應(yīng)鏈管理申訴與溝通機制

目的

確保冶煉廠鋰原料采購符合《負責(zé)任礦產(chǎn)供應(yīng)鏈盡職管理程序》要求，認真履行企業(yè)社會責(zé)任，建立規(guī)范、科學(xué)、有效的申訴機制，允許公司的相關(guān)方（受影響人員或舉報者）說出與采礦、貿(mào)易、加工和出口情況有關(guān)的疑慮并得到妥善處理。

范圍

本申訴程序適用于江西云威新材料有限公司及所有的鋰鹽供應(yīng)商。

職責(zé)

3.1 公司設(shè)立申訴工作處理小組，成員單位：由品質(zhì)部、供應(yīng)鏈管理部組成，工作組負責(zé)對申訴的處理。

3.2 供應(yīng)鏈管理部：負責(zé)收集申訴信息，并確認申訴的信息是否可接受。

3.3 品質(zhì)部：負責(zé)協(xié)助供應(yīng)鏈管理部對已接受的申訴信息采取糾正或改進措施。

程序

4.1申訴信息的收集

4.1.1公司設(shè)立聯(lián)系/申訴電子郵箱,電子郵箱：sale@ewinway.cn 電子郵箱用于接收相關(guān)的詢問和申訴。

4.1.2工作中接收到的相關(guān)方關(guān)于負責(zé)任礦物供應(yīng)鏈的與采礦、貿(mào)易、加工和出口情況有關(guān)的疑慮方面的信息。

4.2申訴的內(nèi)容

4.2.1相關(guān)方對公司的供應(yīng)鏈管理提起申訴時，該申訴需包含以下內(nèi)容：

具體說明向申述對象提起申訴及理由；
附相關(guān)持性證據(jù)。

如果允許請包含：

申訴方的名稱和聯(lián)系信息；
申訴人認為可行的解決措施建議。

4.3 申訴信息的分類

4.3.1公司需對接收到的詢問和申訴信息進行分類識別，申訴信息分為特殊或重要申訴信息、不予受理信息。

4.4特殊或重要申訴信息：

管理不符合江西云威新材料有限公司的盡責(zé)供應(yīng)鏈要求的信息；
對公司的礦物采購涉及公司識別的高風(fēng)險區(qū)域的信息；
對公司的礦物采購不符合公司的供應(yīng)鏈政策的信息。

4.5不予受理信息：

瑣碎的、惡意的、無理取鬧的或似乎是為了獲得競爭優(yōu)勢而產(chǎn)生的投訴；
沒有令人信服的客觀證據(jù)支持的投訴。

4.6申訴的處理

4.6.1本申訴處理機制通過以下六個步驟開展工作：

接受申訴或溝通：受理申訴與溝通的工作人員負責(zé)記錄申訴與溝通內(nèi)容，并確保把相關(guān)內(nèi)容記錄在申訴檔案中。
初步評估：初步評估申訴與溝通的內(nèi)容是否符合本申訴與溝通機制的范圍，并將相關(guān)信息傳達給公司的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。
申訴確認：在收到申訴與溝通事項之后的七個工作日內(nèi)，向申訴人反饋書面回函，以確認收到申訴，并提供解決申訴的步驟和時間。
申訴回應(yīng)：申訴調(diào)查將在接到申訴之后立刻開展，在申訴開始之日起一個月內(nèi)完成與申訴有關(guān)的調(diào)查報告或行動報告，并形成回應(yīng)結(jié)論。

回應(yīng)的內(nèi)容將會有三種方式：

不符合申訴范圍，申訴不成立，駁回；
接受申訴，但本公司不存在申訴問題，無需采取糾正或改進措施；
接受申訴，確認需要采取糾正或改進措施。

改進行動：如申訴方對調(diào)查報告或行動措施不滿意，公司將開展進一步的調(diào)查和研究，確定需要深入開展的行動方案并予以實施。如申訴方仍就與公司改進行動無法達成一致，可將申訴轉(zhuǎn)交給第三方進行調(diào)解或聘請外部專家參與審查及磋商。
監(jiān)測與評價：公司供應(yīng)鏈管理部每個季度將收到的申訴、解決以及未解決的情況向委員會匯報；每年分析申訴解決的情況以及時限，并評估申訴與溝通機制的有效性。

4.7申訴的記錄

4.7.1申訴工作處理小組應(yīng)將收到的申訴記錄在申訴登記冊中，包括以下內(nèi)容:

何人何時提交申訴；
申訴的類型、問題或主題以及隨申訴提交的信息。

4.8 申訴人受誣陷或受打擊報復(fù)的管理

4.8.1申訴信息接收后，由供應(yīng)鏈管理部負責(zé)信息的保存，信息審核的傳遞，信息的處理和反饋。

4.8.2打擊報復(fù)或指使他人打擊報復(fù)的，根據(jù)云威公司行為準則給予嚴肅處理，涉嫌違法犯罪的移送司法機關(guān)。

4.9 申訴人保護措施

4.9.1 公司對申訴或溝通有關(guān)舉報供應(yīng)鏈盡責(zé)管理相關(guān)不合規(guī)事件的合作伙伴或相關(guān)人員，提供保持合作權(quán)限以及額外獎勵等保障措施。公司對主動申報和溝通并提供有價值線索的合作伙伴，提供豁免權(quán)以及保持合作權(quán)。

4.9.2無論相關(guān)單位是主動還是被動向公司員工及其關(guān)聯(lián)人員提供不正當(dāng)利益，如果相關(guān)單位主動向云威申訴工作小組說明情況，公司將繼續(xù)保持業(yè)務(wù)合作關(guān)系，并對所說明的違規(guī)責(zé)任不予追究，免于處罰。

4.9.3如果云威申訴工作小組在調(diào)查過程中，相關(guān)單位積極配合調(diào)查并主動說明存在問題，公司將減輕追究其違規(guī)責(zé)任，在調(diào)查過程中如果主動提供申訴工作小組所不掌握的供應(yīng)鏈盡責(zé)管理不合規(guī)的信息，在公司權(quán)利范圍內(nèi)可免于處罰。

4.9.4申訴工作小組對申訴信息嚴格保密。申訴材料應(yīng)作為機密級資料嚴格管理，未經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準，任何人不得調(diào)閱。嚴禁將申訴材料轉(zhuǎn)到被申訴方手中，嚴禁打擊報復(fù)舉報人，保護舉報人的合法權(quán)益，對嚴重泄密、導(dǎo)致舉報人合法權(quán)益受到損害的，移交司法機關(guān)處理。